ถายรปตดบตร IDphoto studioroom

เทคนิคการจัดประชุมให้ได้ประสิทธิภาพ 1

จาก วารสาร Engineering Today

หลายๆคนมักบ่นว่าเบื่อที่ต้องจัดประชุม ยิ่งต้องทำงานเป็นทีมบริหารโครงการร่วมกับผู้ร่วมทีมจากหลายๆฝ่าย ช่วงระหว่างประชุมมีแต่คุยเถียงกันไปมา หลังออกจากห้องประชุมมาก็ไม่ได้เรื่องได้ราวอะไร ยิ่งในช่วงงานภารกิจที่มากมาย งานที่เร่งด่วน ทำให้เรารู้สึกว่า การจัดหรือเข้าประชุมมักทำให้เราเสียเวลาในการทำงาน

อย่างไรก็ตามถ้าเราก้าวขึ้นสู่ระดับบริหาร ต้องรับฟังปัญหา ตัดสินใจกำหนดนโยบายขององค์กร เราคงไม่สามารถหลีกเลี่ยงการประชุม มีนัดต้องประชุมกับหลายๆฝ่ายจนเต็มตารางเวลาการทำงาน จนกระทั่งงานประชุมอาจกลายเป็นงานหลักของผู้บริหาร ดังนั้นเราจึงไม่ควรมองข้ามความสำคัญของการประชุม ควรบริหารเวลาการประชุมให้ดี

ประเด็นจึงอยู่ที่ว่าทำอย่างไรเราถึงจะได้ผลลัพธ์จากการประชุมนั้นได้อย่างเต็มที่ ในฐานะหากเราต้องเป็นผู้จัดการประชุม เมื่อดำเนินประชุมตามเทคนิคดังต่อไปนี้ จะช่วยให้เราเพิ่มศักยภาพผลของการประชุมให้คุ้มค่ากับเวลาที่ต้องเสียไปและลดภาระงานของเราลงได้

ขั้นที่ 1 ก่อนการประชุม

พิจารณาว่าสมควรจำเป็นต้องเรียกประชุมหรือไม่ ควรเรียกประชุมเมื่อต้องการขอข้อมูล มติความคิดเห็นและการตัดสินใจของกลุ่ม หรือจากฝ่ายอื่น ๆ ร่วมด้วย แจ้งข้อมูลที่มีผลกระทบต่อกลุ่มให้ทราบ หรือในกรณีที่ไม่แน่ใจว่าใครควรเป็นผู้รับผิดชอบในงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เช่น การเรียกประชุมมอบหมายงานพร้อมทั้งแต่งตั้งตัวแทนจากแต่ละฝ่ายงานรับผิดชอบติดตามโครงการขององค์กร ในทางตรงกันข้าม ไม่จำเป็นต้องเรียกประชุม หากเป็นเรื่องส่วนตัว/เรื่องประเด็นไม่สำคัญที่อาจทำให้ผู้อื่นเสียเวลา/เรื่องประเด็นดังกล่าวได้ตัดสินใจไปแล้วเพียงแต่แจ้งให้ทราบหรือตนเองไม่มีเวลาเพียงพอที่จะเตรียมการประชุม ควรใช้วิธีอื่นแทนการประชุม เช่น ในกรณีที่ต้องการเพียงแจ้งข้อมูลประชาสัมพันธ์ให้แต่ละฝ่ายรับทราบ การใช้ E-mail, บันทึก หรือโทรศัพท์แจ้งให้ทราบจะเป็นวิธีที่ดีกว่า
กำหนดจุดเป้าหมายของการประชุมให้เฉพาะเจาะจงและชัดเจน เช่น ประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อขอความคิดเห็น เพื่อรับทราบเพื่อแก้ปัญหา หรือเพื่อขอการตัดสินใจจากที่ประชุม เพื่อทุกคนที่เข้าประชุมจะได้รับทราบว่าการประชุมครั้งนี้บรรลุเป้าหมายแล้วหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การประชุมแต่ละครั้งเราสามารถตั้งวัตถุประสงค์ได้หลายข้อในการประชุมคราวเดียวกัน เช่น ประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบพร้อมกับขอการตัดสินใจ
นอกจากนี้หากเป็นการประชุมเพื่อขอการตัดสินใจจากที่ประชุมควรระบุว่าใครจะเป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ - ประธาน หรือ กลุ่ม รวมถึงใช้วิธีใดโหวต - ยกมือโหวตโดยมติของกลุ่ม หรือ อำนาจชี้ขาดของประธาน
พิจารณาถึงผู้เข้าร่วมประชุมว่ามีส่วนช่วยให้การประชุมดำเนินไปได้ด้วยดีอย่างไร ควรเชิญเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้อง/สามารถให้ข้อมูลหรือมีผลต่อการดำเนินการประชุม เป็นบุคคลที่ต้องนำผลการประชุมไปปฏิบัติ หรือเป็นบุคคลที่รับผิดชอบในงานหรือประเด็นที่ต้องพูดในที่ประชุม
ข้อคำนึงพิจารณาประเภทการประชุมเพื่อเชิญผู้เข้าร่วมประชุม
การประชุมเพื่อแก้ปัญหา : ผู้เข้าร่วมประชุมจำต้องระบุตัวปัญหาก่อนแล้วจึงหาทางเลือกการแก้ปัญหา ดังนั้น
ผู้เข้าร่วมประชุมควรสามารถเข้าใจถึงปัญหาและมีความเชี่ยวชาญที่จะแก้ปัญหานั้นได้
การประชุมเพื่อขอมติตัดสินใจ: ผู้เข้าร่วมประชุมควรเป็นผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจอนุมัติดำเนินการได้
หากผู้เข้าร่วมเป็นเพียงแค่ตัวแทน ไม่มีอำนาจตัดสินใจโดยตรงแล้ว ก็จำต้องกลับไปปรึกษาและกลับมาประชุมอีกครั้งเพื่อแจ้งผลการตัดสินใจ ซึ่งจะทำให้เสียเวลาหลายครั้งในการประชุมเพื่อให้เรื่องหนึ่งสำเร็จ
การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบหรือขอความคิดเห็น: ผู้เข้าร่วมอาจเป็นตัวแทนจากแต่ละฝ่ายมาร่วมฟังผลการ
ดำเนินงานหรือให้ข้อคิดเห็น/ข้อมูลจากฝ่ายของตนเอง ดังนั้นการประชุมในลักษณะนี้ ผู้บริหารฝ่ายสามารถให้ลูกน้องเข้าร่วมประชุมแทนและมอบหมายให้บุคคลนั้นกลับมารายงานผู้บริหารฝ่ายในภายหลังได้
ดังนั้น เมื่อเราทราบประเภทของการประชุมในแต่ละคราวนั้น ๆ และเชิญผู้เข้าร่วมประชุมได้ตรงกลุ่มเป้าหมายก็จะช่วยให้ทั้ง 2 ฝ่าย คือ ฝ่ายผู้เชิญเข้าร่วมประชุมสามารถจัดการประชุมให้ได้รับผลลัพธ์ตามตรงการ ส่วนอีกฝ่ายคือ ผู้เข้าร่วมประชุมก็สามารถเตรียมตัวหรือข้อมูลมาเข้าร่วมประชุม โดยที่ทางฝ่ายผู้บริหารเองก็สามารถบริหารเวลาให้ผู้แทนเข้าร่วมประชุมในการประชุมที่ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง

หากเป็นการประชุมเพื่อขออำนาจในการตัดสินใจ ผู้เข้าร่วมประชุมควรเป็นผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ทว่าผู้บริหารที่มีอำนาจในการตัดสินใจนั้นส่วนใหญ่มักไม่ค่อยมีเวลาและอาจปฏิเสธเข้าร่วมประชุม ดังนั้นหากเราต้องการให้การประชุมนั้นสำเร็จผล ดังนั้นในการจัดหาเวลาประชุม ควรหาเวลาประชุมตรงกับเวลาว่างของผู้มีอำนาจในการตัดสินใจสะดวกสามารถเข้าประชุมได้ และเชิญเข้าร่วมประชุมถึงบุคคลผู้นั้นโดยตรง พร้อมทั้งมอบให้บุคคลเหล่านั้นมีบทบาทในการประชุมและชี้แจงให้เห็นประโยชน์จากการเข้าร่วมประชุม ผู้บริหารอาจตัดสินใจเข้าร่วมประชุมด้วยเล็งเห็นว่าผู้เชิญให้ความสำคัญต่อตัวบุคคลผู้เข้าร่วมประชุม การประชุมนั้นก็จะได้ผลลัพธ์การตัดสินใจดำเนินการได้ทันที ไม่จำเป็นต้องเลื่อนหรือเรียกประชุมใหม่เพื่อรอการตัดสินใจ

ร่างระเบียบวาระการประชุม (Agenda) เป็นหัวข้อสั้นๆ ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียด และแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า โดยระบุถึง
หัวข้อการประชุม
วันเวลา และสถานที่
ผู้เชิญเข้าร่วมประชุม
วัตถุประสงค์
ผู้เข้าร่วมประชุม
บทบาทผู้เข้าร่วมประชุม
บุคคลภายนอก (ถ้ามี)
วาระประชุมและเวลาที่ใช้ในแต่ละวาระ การประชุมในแต่ละวาระควรใช้เวลาอย่างน้อยประมาณ 30 นาที ทั้งนี้เวลาสามารถยืดหยุ่นได้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม สำหรับวาระประชุมที่มีความซับซ้อนมาก เราอาจแยกออกเป็นวาระประชุมย่อย ๆ อีกได้ นอกจากนี้การเรียงลำดับวาระ ควรเรียงลำดับเริ่มต้นด้วยวาระที่ไม่ซับซ้อนก่อน แล้วจึงเรียงลำดับวาระที่ซับซ้อนขึ้นหรือเป็นวาระที่ต้องใช้เวลาถกเถียงกัน อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ใช้เวลาต่อเนื่องยาวนาน เราสามารถสลับวาระที่ซับซ้อนขึ้นมาก่อนก็ได้ หากเมื่อเล็งเห็นว่าผู้เข้าร่วมประชุมต่างพร้อม
วิธีการส่งระเบียบวาระการประชุมอาจใช้เครื่องมือสื่อสาร E-mail เชิญผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด สำหรับ Lotus Notes จะมี function ในส่วน Meeting ที่สามารถใช้เชิญผู้เข้าร่วมประชุมสามารถตอบรับ (accept)/ ปฏิเสธ (decline) ยืนยันกลับทาง mail ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งสะดวกและช่วยประหยัดกระดาษลงได้มาก

ประโยชน์ของระเบียบวาระการประชุม (Agenda) จะเป็นแนวทางให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวกับตนเองมาล่วงหน้าและสามารถชี้แจงในที่ประชุมได้ทันที นอกจากนี้การระบุเวลาที่ใช้ในแต่ละวาระยังช่วยบริหารเวลา ว่าจะต้องใช้เวลาเท่าใดในการประชุมแต่ละวาระ ทำให้การประชุมกระชับไม่ยืดเยื้อ

นอกจากนี้เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะได้ทราบถึงบทบาทของตนและวัตถุประสงค์กำหนดการอย่างคร่าว ๆ ก็จะช่วยกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนต่างมีบทบาทในการประชุม และช่วยลดปัญหาที่ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าตนเองไม่มีบทบาทและเสียเวลาในการประชุม

ตัวอย่างระเบียบวาระการประชุม

ระเบียบวาระการประชุมผู้บริหารระดับสูง ครั้งที่ 1 ประจำปี 2546
วันที่ 1 กรกฎาคม 2546
9:00 - 12:00 น.
ณ ห้องประชุม ชั้น 6
ผู้เชิญเข้าร่วมประชุม: คุณ ชาติชาย สุวรรณชาติ

ผู้เข้าร่วมประชุม:

1. คุณ ชาติชาย สุวรรณชาติ กรรมการผู้จัดการ (ประธาน)
2. คุณ สอางค์ โสภาวดี รองกรรมการผู้จัดการ
3. คุณ สมศิริ ภิญโญวิสุทธิ์ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการ
4. คุณ อานนท์ จรัญศรีพฤกษ์ สมุห์บัญชี
5. คุณ สาวิตรี จันสมหมาย ผู้จัดการ (เลขา)
6. คุณ บุญเลิศ สมพลัง ผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอก
วัตถุประสงค์:
1. เพื่อแจ้งผลการดำเนินงานของบริษัทในครึ่งปีแรกให้ทราบ
2. เพื่อขอมติที่ประชุมตัดสินใจการขอเพิ่มทุนจดทะเบียนบริษัท

กำหนดการประชุม

9:00 - 9:10 ประธานกล่าวเปิดประชุม คุณ ชาติชาย
9:10 - 10:30 วาระการประชุมที่ 1: ผลสรุปการดำเนินงานของบริษัทครึ่งปีแรก คุณ อานนท์
10:30 - 11:30 วาระการประชุมที่ 2: เสนอขอเพิ่มทุนจดทะเบียนบริษัท คุณ สอางค์/คุณบุญเลิศ
11:30 - 11:45 วาระอื่นๆ (ถ้ามี)
11:45 - 12:00 ประธานกล่าวปิดประชุม คุณ ชาติชาย

ปรึกษาหารือล่วงหน้ากับผู้ที่มีบทบาทสำคัญต่อการประชุม ควรหาเวลาล่วงหน้าในการขอพบและพูดคุยกับผู้ที่มีบทบาทสำคัญในประเด็นที่สำคัญหรือขอให้ท่านนั้นได้ให้ข้อมูลแก่สมาชิกในที่ประชุม เช่น การเรียกประชุมประจำปี เพื่อขอพิจารณาเพิ่มทุนจดทะเบียน ผู้จัดการประชุมสามารถคุยล่วงหน้ากับผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอกขอให้ช่วยเตรียมข้อมูลเรื่องงบการเงินในส่วนทุนของผู้ถือหุ้นมาอย่างโดยละเอียด พร้อมทั้งขอให้เปรียบเทียบผลดี/ผลเสียของการเพิ่มทุนจดทะเบียน เพื่อเป็นข้อมูลให้ที่ประชุมพิจารณาตัดสินใจได้
เตรียมพร้อมข้อมูลล่วงหน้าที่จะให้ที่ประชุมพิจารณา หากเราได้เตรียมพร้อมเอกสารข้อมูลทุกอย่างไว้อย่างดีพร้อม พร้อมกันนี้พยายามกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัวและข้อมูลในประเด็นต่าง ๆ ที่อยู่ในวาระการประชุม จะช่วยให้การดำเนินประชุมได้อย่างต่อเนื่องไม่ติดขัด
จองสถานที่ห้องประชุมที่เอื้ออำนวยปราศจากสิ่งรบกวนให้น้อยที่สุด ยิ่งในกรณีที่เป็นการประชุมลับ ควรหาห้องประชุมที่เป็นสัดส่วน
จัดวางโต๊ะเก้าอี้นั่งภายในห้องประชุมให้มีบรรยากาศลักษณะเป็นมิตรสนับสนุนซึ่งกันและกัน เช่น การจัดโต๊ะกลม หลีกเลี่ยงการจัดที่นั่งในลักษณะเผชิญหน้านั่งตรงข้ามกัน เนื่องจากตำแหน่งที่นั่งมีผลต่อทางด้านจิตวิทยา การนั่งเผชิญหน้าแบ่งเป็นฝ่าย ส่งผลให้เกิดความอึดอัดและรู้สึกว่าไม่เป็นพวกเดียวกัน อาจทำให้เกิดข้อขัดแย้งโต้เถียงกันได้ง่าย
จัดเตรียมเอกสาร อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมไว้ล่วงหน้า เช่น หากต้องการแสดงรายงานตัวเลขยอดขายให้กับที่ประชุมรับทราบ ก็ควรเตรียมเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมเครื่อง LCD ไว้ เพื่อให้ที่ประชุมเห็นชัดเจน หรือ Laser pointer เพื่อสามารถใช้ชี้เห็นตัวเลขหรือกราฟได้
เลือกเลขานุการในที่ประชุม (อาจเป็นผู้เข้าร่วมประชุมคนใดคนหนึ่ง) และสรุปกำหนดหัวข้อการประชุมให้เลขาทราบถึงรูปแบบรายงานการประชุมและบทบาทในระหว่างการประชุม
ขั้นที่ 2 ระหว่างดำเนินการประชุม

ประธานกล่าวเปิดต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมและแจ้งให้ทราบถึงเหตุผลการจัดประชุมครั้งนี้ขึ้น คาดการณ์ถึงผลที่จะได้รับจากการประชุม รวมถึงระยะเวลาที่จะใช้ในการประชุม จะช่วยให้การประชุมดำเนินเป็นไปตามแผน
อ่านรายงานการประชุมในครั้งก่อนในกรณีที่จำเป็น
อ่านวาระการประชุมและพิจารณาทีละหัวข้อ
ให้ที่ประชุมกำหนดตัดสินใจที่จะวางแผนการดำเนินงานไปทีละหัวข้อตามลำดับ โดยเขียนบนกระดานให้ทุกคนเห็นได้ชัดและสามารถคิดตามทีละหัวข้อได้ หากเราไม่เขียนบนกระดานให้ทุกคนเห็น การถกเถียงออกความคิดเห็นในที่ประชุมก็จะลอยไปมาเหมือนอยู่ในอากาศ ไม่สามารถหาข้อสรุปได้ เราสามารถดำเนินการประชุมโดยแจ้งวาระและขอมติจากที่ประชุมหา ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ทำอะไร และกำหนดเสร็จเมื่อใด บันทึกบนกระดานเพื่อให้เลขาสามารถสรุปผลการประชุมได้ง่ายขึ้น อีกทั้งเป็นหลักฐานที่ประธานสามารถติดตามงานได้ในภายหลัง
ข้อดี/ข้อเสียของแต่ละวิธีการพิจารณามติจากที่ประชุม
การโหวต โดยอาจยกมือโหวต หรือลงคะแนนลับโหวต สามารถทราบผลมติในเวลารวดเร็ว แต่อาจส่งผลให้เกิดข้อแบ่งแยกเป็น 2 ฝ่าย ทั้งฝ่ายผู้ชนะและผู้แพ้
มติเห็นพ้องกันของที่ประชุม เป็นวิธีการที่ยากกว่าและใช้เวลานานกว่า คนส่วนใหญ่มักสนับสนุนวิธีนี้ ซึ่งก็ไม่ใช่ทุกคนอาจเห็นด้วยทั้งหมด แต่ก็ยินดีสนับสนุน อย่างไรก็ตามวิธีการนี้ไม่เหมาะกับภาวะเร่งด่วนที่ต้องการความรวดเร็ว
อำนาจตัดสินใจชี้ขาดจากประธาน มักเป็นวิธีที่ใช้บ่อยที่สุดในระยะเวลาที่สั้นที่สุด วิธีการนี้ก็ได้ผลดีเช่นกัน หากทุกคนในที่ประชุมต่างยอมรับและเข้าใจว่าเหตุใดประธานจะเป็นผู้ตัดสินใจชี้ขาด และรู้สึกว่าที่ประชุมได้รับทราบถึงความคิดเห็นของตนเองแล้ว
ประธานควรกระตุ้นให้ทุกคนในที่ประชุมได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น ถามไปรอบ ๆ ห้อง โดยอาจขอความเห็นจากบุคคลที่นิ่งเงียบไม่เสนอความเห็นใดต่อในที่ประชุม นอกจากนี้ต้องระวังมิให้บทบาทประธานเด่นเกินไป พูดเพียงคนเดียว พร้อมทั้งคอยดูแลควบคุมจัดการประชุมให้เป็นไปตามที่กำหนด หากมีสมาชิกบางคนแสดงท่าทีไม่เห็นด้วยหรือโต้เถียงอย่างรุนแรง
เมื่อพิจารณาถึงหัวข้อการประชุมลำดับสุดท้าย ให้ถามในที่ประชุมถึงวาระเพิ่มเติม หากเป็นวาระที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อในการประชุม ไม่จำเป็นต้องเพิ่มเป็นวาระ
สรุปรายงานการประชุมและแผนการดำเนินงานหลังจากพิจารณากำหนดครบทุกวาระ ให้สรุปรายงานการประชุมและแผนการดำเนินงานในแต่ละวาระหัวข้อการประชุมให้ที่ประชุมฟัง เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
กล่าวปิดการประชุมและขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุม
ขั้นที่ 3 หลังการประชุม

ส่งร่างรายงานการประชุมให้ประธานในที่ประชุมรับทราบหลังจากที่เสร็จสิ้นการประชุม เมื่อเลขาในที่ประชุมร่างรายงานการประชุมเสร็จ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
หัวข้อการประชุม
ผู้เข้าร่วม/ผู้ไม่ได้เข้าร่วมประชุม
เวลาเปิดประชุม
วัตถุประสงค์ในการประชุม
รายละเอียดวาระประชุมพร้อมทั้งข้อเสนอแนะ/ทางเลือก
มติที่ประชุม
เวลาปิดประชุม
กำหนดการประชุมครั้งต่อไป
แผนการดำเนินงาน
หากเป็นการประชุมเพื่อแก้ปัญหา ควรมีรายละเอียดเพิ่มเติมดังนี้
ระบุถึงขอบเขตปัญหา
วิธีพิจารณา/วิเคราะห์ถึงสาเหตุปัญหา
หาทางเลือก
เกณฑ์ในการคัดเลือกวิธีการแก้ปัญหา
ผลการตัดสินใจเลือก
ผู้รับผิดชอบในการติดตาม
ผลที่คาดว่าจะได้รับ

ตัวอย่างผลสรุปรายงานการประชุม
ผลการประชุมผู้บริหารระดับสูง ครั้งที่ 1 ประจำปี 2546
วันที่ 1 กรกฎาคม 2546
9:00 - 12:00 น.
ณ ห้องประชุม ชั้น 6

ผู้เข้าร่วมประชุม:
1. คุณ ชาติชาย สุวรรณชาติ กรรมการผู้จัดการ (ประธาน)
2. คุณ สอางค์ โสภาวดี รองกรรมการผู้จัดการ
3. คุณ อานนท์ จรัญศรีพฤกษ์ สมุห์บัญชี
4. คุณ สาวิตรี จันสมหมาย ผู้จัดการ (เลขา)
5. คุณ บุญเลิศ สมพลัง ผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอก

ผู้ไม่ได้เข้าร่วมประชุม:
1. คุณ สมศิริ ภิญโญวิสุทธิ์ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการ (ติดประชุมลูกค้า)

วัตถุประสงค์:
1. เพื่อแจ้งผลการดำเนินงานของบริษัทในครึ่งปีแรกให้ทราบ
2. เพื่อขอมติที่ประชุมตัดสินใจขอเพิ่มทุนจดทะเบียนบริษัท

ประธานกล่าวเปิดประชุมเมื่อเวลา 9:00

วาระที่ 1 ผลสรุปการดำเนินงานของบริษัทครึ่งปีแรก
คุณอานนท์ได้แจ้งให้ที่ประชุมทราบผลสรุปการดำเนินงานของบริษัทในครึ่งปีแรก บริษัทประกอบการได้กำไร 20 ล้าน จากธุรกิจผลิตภัณฑ์น้ำยาเคมีที่ใช้ในโรงงานอุตสาหกรรม ทว่าขณะนี้บริษัทได้กู้เงินจากธนาคารไว้เกินวงเงิน OD จำนวน 30 ล้านบาท ทางธนาคารเรียกชำระคืนภายในสิ้นเดือนกันยายนนี้

วาระที่ 2 เสนอขอเพิ่มทุนจดทะเบียนบริษัท
คุณสอางค์เป็นผู้ดูแลควบคุมทางฝ่ายการเงินของบริษัทได้เสนอขอเพิ่มทุนจดทะเบียนบริษัทจากผู้ถือหุ้นจำนวน 30 ล้านบาท เพื่อชำระวงเงิน OD แก่ธนาคาร คุณสมพลังได้ให้ข้อมูลจากการตรวจสอบบัญชีงบการเงินของบริษัทแล้ว ได้แจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงผลดีและผลเสียการเรียกเพิ่มทุนจดทะเบียนจากผู้ถือหุ้นเพื่อชำระวงเงิน OD

ทางเลือก/ประเด็นที่เสนอ:

คุณอานนท์เสนอให้เจรจากับธนาคารเพื่อขอผ่อนผันเลื่อนกำหนดการชำระ
คุณสมพลังได้ให้ข้อแนะนำว่าควรเพิ่มทุนจดทะเบียนจากผู้ถือหุ้นเพียง 14 ล้านบาท เนื่องจากคาดว่า งบกระแสเงินสดในเดือนพฤศจิกายนมีพอเพียงที่จะนำมาชำระคืนให้กับธนาคารได้ 16 ล้านบาท

มติที่ประชุม:
บริษัทจะขอเรียกเพิ่มทุนจดทะเบียนจากผู้ถือหุ้นเพียง 14 ล้าน โดยคุณชาติชายจะเรียกประชุมผู้ถือหุ้นภายในสิ้นเดือนกรกฎาคม เพื่อขอมติความเห็นชอบจากผู้ถือหุ้น
คุณสอางค์จะเป็นผู้รับผิดชอบเจรจากับทางธนาคารภายในสัปดาห์นี้ เพื่อขอเลื่อนผ่อนผันการชำระให้กับธนาคารก่อนสิ้นเดือนธันวาคม

วาระที่ 3 วาระเพิ่มเติม ไม่มีผู้เสนอ
ประธานกล่าวปิดประชุมเวลา 11:45 น.
นัดประชุมครั้งต่อไป วันที่ 9 กันยายน 2546
แผนการดำเนินงาน
งาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา
1. เรียกประชุมผู้ถือหุ้น คุณชาติชาย ก่อน 31 ก.ค. 2546
2. เจรจาขอเลื่อนผ่อนผันการชำระวงเงิน OD คุณสอางค์ ภายใน 4 ก.ค. 2646
ประธานตรวจหรือเซ็นต์รับรองรายงานการประชุมและส่งกลับให้เลขาในที่ประชุมแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนหรือผู้ที่เกี่ยวข้องแต่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมให้รับทราบ โดยเราอาจส่งรายงานการประชุมทาง mail ก็จะช่วยประหยัดเวลาและกระดาษได้อีกทาง
เลขาจัดเก็บรายงานการประชุม เพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงในการประชุมครั้งต่อไป
ประธาน (หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย) ติดตามผลแผนการดำเนินงาน พร้อมทั้งคอยจัดหาทรัพยากร อำนาจการตัดสินใจ และสิ่งอำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่ได้รับมอบหมายงานให้สามารถดำเนินงานสำเร็จ หากเราไม่สามารถจัดหาให้ได้ตามที่เขาต้องการ ก็ควรอธิบายถึงเหตุผล และช่วยกันหาวิธีการอื่น ๆ แก้ปัญหาที่เกิดขึ้น มิฉะนั้น ผู้ที่ได้รับมอบหมายอาจเกิดข้อคับข้องใจได้ และไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จได้ ในขณะที่งานที่ประธานได้รับมอบหมายก็จำต้องรีบทำโดยเร็ว เพื่อเป็นการแสดงถึงประสิทธิภาพของการเป็นประธานในที่ประชุมและเป็นตัวอย่างที่ดีมีผลการกระทำอย่างที่เราเองได้เป็นคนกล่าวไว้
เทคนิคขั้นตอนทั้ง 3 ขั้นตอนที่กล่าวมานั้น ตั้งแต่ก่อนประชุม ระหว่างการประชุม จนถึงหลังการประชุม รวมถึงตัวอย่างระเบียบวาระการประชุมและสรุปผลรายงานการประชุมจะเป็นแนวทางให้พวกเราทุกคนใช้เวลาประชุมได้ผลลัพธ์ตรงตามวัตถุประสงค์การประชุม สามารถบริหารเวลาในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งทำให้งานสำเร็จได้ด้วยดีตามแผนการดำเนินงาน

เอกสารอ้างอิง
เรื่องการจัดประชุมให้ได้ประสิทธิภาพจาก Harvard Manage Mentor

ที่มา http://www.esiehr.com/sitecenter/index.php?option=com_content&task=view&id=39&Itemid=91

Alternative flash content

Requirements

Alternative flash content

Requirements

Alternative flash content

Requirements

Alternative flash content

Requirements

Get Adobe Flash player

film indir